Prepárese para la llegada de Office 2010

Cuando Microsoft ponga en circulación Office 2010 a fines de este año, ¿será una actualización que valga la pena adquirir o, tal como Office 2007, será una que se pueda pasar por alto? Es una pregunta que se hacen sin duda muchos actuales usuarios de Office y más de algún ejecutivo de Microsoft.

Office 2010 puede verse como análoga a Windows 7 por representar la última oportunidad de Microsoft de convencer a quienes se preguntan si ha oído las quejas de los usuarios. Tal como Windows Vista, Office 2007 fue adoptada por pocas personas. Los cambios en la interfaz en Office 2007 no parecieron ni radicales ni gratuitos. Y, para muchos, los recursos adicionales de esta versión tampoco fueron razón suficiente como para salir de Office 2003, su antecesor.

Office 2010, tal como Windows 7, es algo nuevo. De hecho, Microsoft se inspiró en el largo programa de Windows 7 cuando el año pasado puso la versión beta (de prueba) de Office 2010 a disposición del público. Hasta ahora, más de dos millones de personas han descargado Office 2010, según Microsoft, y la respuesta ha sido alentadora. Office 2010 es estable, rápido y está cargado de innovaciones beneficiosas. La única pregunta que queda es si esas innovaciones bastan para hacer que usted se interese también por esta actualización.

La barra-cinta

La “barra-cinta” fue el recurso más controvertido de Office 2007, y el que disuadió a muchos de abandonar Office 2003. Esa barra cambió los menús convencionales por una cinta superior tabulada y específica que agrupaba funciones que se suponía que usted necesitaba o prefería. La idea era desenterrar muchas de las funciones de aplicaciones de Office que hasta entonces habían permanecido ocultas en los menús o en las ventanas de diálogo.

A los aficionados a los viejos menús les decepcionará enterarse de que la barra-cinta no sólo no ha desaparecido de Office 2010, sino que, más aún, ha sido reforzada. Ahora se la puede personalizar, añadiéndole las pestañas que se desea, además de poder añadir o quitar funciones dentro de las pestañas. Ahora, la barra-cinta estará en todo Office 2010. En Office 2007 faltaba en Outlook y OneNote, la herramienta de tomar nota y de administración de información. Ya no se puede recuperar los menús tradicionales, pero los mejoramientos serán bienvenidos a quienes no les importe el cambio.

Outlook

El programa de correo Outlook es probablemente el más usado de esta suite. Microsoft ha logrado introducir fuertes cambios en Outlook 2010 sin mermar la productividad del programa. La mayoría de sus recursos esenciales siguen intactos y en el lugar donde siempre estaban. Los cambios aligeran el programa y lo hacen más reactivo, añadiéndole un nivel de personalización desconocido hasta ahora en Outlook. En Outlook 2010, por ejemplo, es fácil ocultar la barra-cinta, las carpetas y otros elementos. Los elementos que se haya ocultado pueden ser también recuperados haciendo clic sobre las flechas situadas en el margen superior.

Outlook simplifica asimismo la configuración de cuentas de correo, bastando para ello el dar la dirección de email y una contraseña.

Cuando usted comience a recibir correo, verá que Outlook 2010 está lleno de agradables sorpresas, incluyendo la posibilidad de reconocer y administrar conversaciones. La nueva vista de conversaciones sigue la pista a los mensajes, reuniendo a los participantes que se quiera seleccionar, y es también fácil ignorar o quitar toda una conversación según su contexto.

Outlook 2010 integra asimismo el calendario y la agenda en la interfaz principal, y basta clicar una cita que le haya sido enviada para incorporarla al calendario.

Lo nuevo

El botón de Office que aparece en las aplicaciones de Office 2007 ha sido reemplazado por una pestaña titulada Archivo, a la izquierda de la barra-cinta. Al hacer clic sobre ella se abre un nuevo recurso que Microsoft llama Backstage View (Vista tras bastidores) y que ocupa toda la ventana. Este recurso reúne todas las operaciones que usted puede necesitar mientras prepara un archivo, incluyendo chequeo gramatical, permiso para leer y escribir, búsqueda de cambios y vista previa antes de imprimir, además de las opciones tradicionales (Guardar, Guardar como, Compartir, etc.).

Paste Preview (Pegar, Vista Previa) es otro intento de corregir lo que ocurre a muchos usuarios, que suspenden una operación Pegar. Como su nombre lo indica, Paste Preview da una vista preliminar a tiempo real de cómo se verá algo a ser pegado desde el portapapeles.

El recurso Insertar Imagen de la Pantalla (Insert Screen Shot) permite captar una pantalla entera para pegarla a un documento rápidamente y sin problemas. Por su parte, otra herramienta de Office 2010 permite detectar y quitar automáticamente los colores de fondo.

Office Web

Office Web, uno de los recursos más esperados de Office 2010, debe ser desvelado aún oficialmente. Office Web es la respuesta de Microsoft a Google Docs y otros programas “en las nubes”, que permiten trabajar con aplicaciones basadas en el navegador, tales como procesadores de textos, hojas de cálculo y presentaciones. La suite Office Web ofrecerá Word, Excel, PowerPoint y OneNote, todo en las nubes y gratis.

El modelo “gratuito” presenta sin duda problemas a Microsoft, que obtiene importantes ingresos con su clásica suite Office. Con Office Web, Microsoft desea proporcionar versiones reducidas y gratuitas de sus principales aplicaciones de Office a usuarios de Windows Live. La estrategia podría valer la pena, pues aprovecha la enorme base instalada de usuarios de Office – tanto en casa como en empresas – y les asegura plena compatibilidad con documentos ya existentes, manteniendo al mismo tiempo su funcionalidad. Las aplicaciones de Office Web proporcionarán al usuario una interfaz que le es ya familiar. Y no sólo online sino también en teléfonos móviles.

Veredicto final

Si usted está usando todavía Office 2003, el paso a Office 2010 le obligará a aprender mucho. La desaparición de los menús clásicos le significará tomarse tiempo para aprender cómo ha estructurado Microsoft los recursos de cada aplicación. Si ha memorizado accesos directos con el teclado desde Office 2003, alégrese, pues también funcionarán con Office 2010. Quienes lleguen desde Office 2007 apreciarán los progresos de la barra-cinta, la Backstage View y los retoques estéticos generales en cada aplicación de Office 2010. No obstante, en cuanto a recursos, sólo constatamos mejoramientos relativos en una suite ofimática madura, como era Office 2003. Los cambios más innovadores se registran con Office Web, y sin que usted tenga que pagar ni un centavo por ello.

Puede descargar la versión beta de Office 2010 desde http://www.microsoft.com/office/2010.