Gmail es sin duda el más potente y más configurable entre los servicios Web de correo electrónico actualmente disponibles. Pero la mayoría de los usuarios aprovecha sólo una parte de sus recursos. Esto se debe a que mucho de lo que se puede hacer con Gmail está oculto tras la superficie.
Esta semana, pongamos luz en la funcionalidad de Gmail.
PREGUNTA: Tengo varias cuentas Gmail, pero abrir cada una toma tiempo. ¿Hay una forma más rápida de administrarlas?
RESPUESTA: La forma más rápida es quizás aprovechar la funcionalidad POP3 de Gmail para instalar sus cuentas Gmail en un cliente normal de correo electrónico, tal como Outlook, Thunderbird o Eudora. De esta forma puede descargar todo su correo desde múltiples cuentas al mismo tiempo y responderlas desde una sola ubicación.
Para leer las instrucciones de cómo ajustar programas de correo individual para recibir Gmail, abra Gmail y haga clic sobre el enlace Configuración y, una vez allí, haga clic en “Reenvío y correo POP/IMAP”. En la sección “Descarga correo POP”, seleccione uno de los botones “habilitar”. En la misma sección, haga clic sobre el enlace “Instrucciones para la configuración” para aprender cómo instalar Gmail en el programa de correo que usted usa. Hay instrucciones para Outlook, Outlook Express, Thunderbird, Windows Mail y otros. Hay también instrucciones para usuarios de iPhone.
Si es usted cliente del navegador Firefox, otra opción es descargar e instalar el Gmail Manager 0.6 (http://bit.ly/1i3TkM), un respetado complemento que le dará acceso a múltiples cuentas Gmail desde la barra de status de su navegador. Una vez instalado este add-on podrá ver qué hay de nuevo en sus cuentas Gmail y escribir o responder a correos rápidamente.
PREGUNTA: ¿Es posible usar el espacio de almacenamiento de Gmail para guardar allí archivos normales?
RESPUESTA: Sí. La herramienta gratuita Gmail Drive (http://bit.ly/33AjJ) crea un disco virtual basado en su cuenta Gmail. Una vez instalado, el disco aparecerá en el Windows Explorer tal como un disco cualquiera. En Windows 7, el disco es titulado “Otro”. Al tratar de acceder o dar un doble clic por primera vez en ese disco, Gmail Drive le pedirá sus claves de ingreso a Gmail. Una vez ingresado, puede arrastrar y pegar archivos en ese disco Gmail tal como lo hace con los demás.
PREGUNTA: ¿Cómo hacer copia de seguridad de mi cuenta Gmail?
RESPUESTA: La forma más fácil es hacer que Gmail reenvíe una copia de todos los mensajes entrantes a otra cuenta de correo. Puede usar otra cuenta gratuita como Yahoo! o Windows Live, si quiere.
Para ello, abra su cuenta Gmail y haga clic sobre Configuración. Una vez allí, haga clic en “Reenvío y correo POP/IMAP” y, en la sección Reenvío, active “Reenviar una copia del correo entrante a”. Ponga allí una dirección de correo a la cual se deba reenviar el correo.
Además de hacer copia de seguridad de su correo, este recurso le permitirá acceder a su correo cuando Gmail esté desconectado o inaccesible por cualquier razón. En tiempos como los actuales, en que el email es para muchas personas crucial para su trabajo, esta forma de copiar el correo no es mala idea.
PREGUNTA: ¿Hay algún complemento o macro programa que permita asignar a Gmail combinaciones de teclas?
RESPUESTA: No se necesita complementos para trabajar en Gmail con el teclado. Todo lo que se precisa es aprender y aprovechar los accesos directos mediante combinaciones de teclas ya existentes.
Primero, entre en su cuenta de correo, abra Configuración y seleccione “Activar combinaciones de letras”. Pulse allí “Más información” para ver la lista completa de combinaciones de letras disponibles. Para usarlas, por ejemplo, pulse la letra “c” para iniciar un mensaje nuevo. Mientras lea un mensaje, pulse “r” para responder o “a” para responder a todos los destinatarios. Pulse “f” para reenviar, “n” para ver el próximo mensaje o “p” para leer el mensaje anterior.
Por supuesto, puede usted ajustar su programa favorito de correo, como Outlook, para recibir y enviar Gmail, eludiendo la interfaz de la Web. Y allí tendrá a su disposición los accesos directos con el teclado que ya conoce.
PREGUNTA: Hay en Gmail un nuevo enlace llamado Buzz. ¿Para qué sirve?
RESPUESTA: Buzz, el nuevo servicio de Gmail de redes sociales similar a Twitter, le permite a usted y a otros dentro de un grupo social determinado intercambiar mensajes sobre lo que quiera. Buzz ha sido recibido con escepticismo por los críticos y no sólo por quienes no saben para qué sirve, como usted. Quienes lo usan se quejan de que consume muchos recursos y es intrusivo. Si lo usa, será notificado de un “buzz” mediante la carpeta de mensajes recibidos de Gmail. Para eliminar Buzz, haga clic sobre el enlace Buzz y desactívelo. Esto eliminará todo perfil que haya creado y los mensajes “o “buzzes”) que haya enviado.
